Hace unos años empecé con GTD y hace poco ha tocado reestructurarlo. Me ayudaba de una aplicación android y ya no me resultaba cómodo alimentarlo. La nueva ganadora, Toodledo.
Navegando un poco dí con un post de Christopher Millward Getting Things Done with ToodleDo que explica como lo tiene implementado y me ha sido de mucha ayuda para poder adaptarlo a mi caso. También me he animado a coger la suscripción de pago de la herramienta: $15/año.
Siguiendo el mismo esquema que el post original, os detallo mi configuración sobre Toodledo.
Contextos
Los contextos ayudan a organizar las tareas que se pueden hacer en el momento en que me encuentro, para poder centrarme en las tareas que puedo realizar estando en ese sitio. Estás son las que he definido:
- Donde Sea, esas tareas que se pueden realizar en cualquier momento sin necesidad de ningún recurso.
- PC/On, PC/Off y Chrome. Son acciones que tengo que realizar estando en el ordenador y puedo necesitar o no Internet. En este caso diferencio 3 contextos, si son acciones que normalmente se hacen a través de un explorador como Chrome y puedo realizarlas desde un Chromebook o necesito de un programa instalado con o sin necesidad de conexión.
- Recados. Son tareas que se necesita realizar en la calle, ya sea ingresar un cheque o comprar cualquier material.
- Recordatorios. Normalmente son fechas de espiraciones de triales/suscripciones y toma de decisiones. Llegado a ese momento, el siguiente paso es decidir futura acción y realizar la acción si supone menos de 2 minutos o crear tarea/proyecto necesario.
- Teléfono. Son las tareas de tipo llamada o mensaje sms/whatsapp/telegram. Las tareas que podría hacer también como enviar un email se especificarían con el contexto Chrome.
- Proyectos. Este contexto es para definir que dicha tarea contiene subtareas y hay pasos que seguir. Los proyectos GTD son tareas que requieren de varias acciones para completarse.
- Esperando. Son acciones que normalmente se está esperando una respuesta de un tercero, la llegada de un producto o la realización de cualquier otra acción
- Incubadora. Son tareas que ya están definidas pero no están confirmadas y todavía no hay que hacerlas. Yo lo trato como un proyecto, y normalmente la primera subtarea es del contexto Esperando.
- Con AT. Son tareas que tengo que hacer cuando esté con unos compañeros (AT) que he definido. Entonces cuando nos reunamos, serán las acciones que se tengan que hacer.
Campos de tarea utilizados
Toodledo tiene una lista de campos bastantes amplias que se pueden activar o no, según nos interesen. En este caso a diferencia de la propuesta original yo he cambiado las etiquetas por las carpetas.
- Folder. Carpeta a la que pertenece la tarea, prácticamente le doy el mismo uso que la propuesta original con las etiquetas, pero en cambio las carpetas son fijas y se pueden administrar, como nota negativa no se pueden asignar varias carpetas, pero en mi caso lo evito. Como carpetas para las tareas tengo Hogar, Desarrollo Personal, Gestión, Producción…
- Context. El contexto es un requisito obligado del método GTD y que ya definimos.
- Due Date. La fecha límite en la que se debe realizar la acción y en mi caso la fecha en la que se debe realizar, como mucho 1 o 2 días antes.
- Repeat. Repitición de la realización de una acción. Muchas de las acciones que tengo son acciones repetitivas que suelo programar semanal/bisemanal. Muy útil para construir hábitos y rutinas.
- Length. Duración aproximada de la tarea o el tiempo máximo que debo de emplear a la tarea a realizar.
- Priority. Asignación de las prioridad a la tarea a realizar. Explicado más abajo.
Proyectos
GTD describe los proyectos como cualquier cosa que necesita más de una acción para ser completada. Es por ello que cualquier tarea que pensemos que puede ser simple al final puede ser un proyecto. Como por ejemplo enviar el coche a reparar. Esta tarea se divide en varias acciones: llamar al taller para concretar la cita, organizar forma de desplazarnos, llevar el coche al taller y recoger el coche del taller.
Si tienes una suscripción de Toodledo, como es mi caso puedes crear subtareas que puedes ordenar para crear un flujo de trabajo.
En el caso de no tener la versión de pago, se podría utilizar las etiquetas para definir que forma parte del proyecto con el nombre de la etiqueta.
Prioridades
Como todo lo anterior, la definición de las prioridades, es una decisión bastante personal, pero estas son las que he definido para mi gestión:
- Prioridad Top (3) está definida por principalmente por urgencias reales y tareas que sí o sí tienen que acabar antes de una fecha porque si no, no tienen solución (plazo administrativo). Normalmente no suelo asignar este nivel al crear la tarea, sino que en el proceso de revisión, sube de nivel alto a top y es la primera a realizar del día siguiente.
- Prioridad Alta (2) es asignada a todas las acciones que tienen una fecha límite y hay que cumplir. En el día a día no debe quedar ninguna tarea con prioridad alta con fecha límite de ese día sin realizar.
- Prioridad Media (1) es asignada a las acciones que se hacen eventualmente y no tienen una fecha fija que cumplir por requisito. Por ejemplo, ver las mejoras de un software que utilizas o probar la versión trial de una nueva herramienta.
- Prioridad Baja (0) están asignadas a las pequeñas acciones que se pueden tomar como ocio o descanso del trabajo real y muchas veces pueden irse a la lista de Quizás Algún Día.
- Prioridad Negativa (-1) es asignada a tareas que no quiero que se muestre en búsquedas concretas. Siguiendo los consejos de Christopher, también lo estoy asignando a los proyectos.
Creando vistas personalizadas.
Toodledo nos permite guardar búsquedas avanzadas y de este modo tener en pantalla las tareas que tenemos y podemos realizar en ese momento.
Es por ello que podemos crear una búsqueda avanzada con tareas que tengo que realizar cuando me siento en mi zona de trabajo con mi ordenador en horario laboral. En este puesto vamos a tratar las carpetas de Producción y Gestión y puedo realizar tareas de diferentes contextos: Donde Sea, Chrome, PC/On, PC/Off, Teléfono y Recordatorios.
Además sólo me interesan mostrar las que no tienen fecha límite o tienen fecha límite de hoy o mañana. Con esto consigo que no me muestre las tareas repetitivas que están programadas futuras, ya que tengo que dejar un tiempo entre ellas.
Estas vistas son muy útiles para definir tanto en qué horario se van a tratar las tareas como en dónde se van a realizar. Otros ejemplos:
- ChromeWork: Una búsqueda muy parecida a la anterior pero esta vez no muestro las que se necesita PC.
- ChromeI+D: Es una copia de la anterior pero esta vez muestra la carpeta de Desarrollo Personal.
- CuantoAntes: Listado de todos las tareas con prioridad media-alta-top sin fecha límite. Como he comentado mi fecha límite es una fecha de realización.
- Proyectos: Muestra la lista de proyectos. También se podría seleccionar ese contexto, pero así no nos movemos del menú búsqueda.
- Esperando: Muestra la lista de tareas que estoy esperando para poder realizar otra acción.
Ahora, debido al cambio de herramienta web me he está siendo mucho más cómodo alimentarlo y tener una visión rápida del tiempo que he previsto que me van a llevar las tareas. En calendario puedo ver los items que hay cada día, y al hacer clic sobre el día puedo ver la suma de los tiempos estimados para realizar las acciones (Estaría de lujo poder ver el tiempo dentro de casa casilla del calendario).
Por otro lado sigo teniéndolo sincronizado con la aplicación móvil, GTD DGT y agrupado con Google Calendar a través de Pure Calendar Widget. En una misma pantalla tengo las anotaciones de Google Calendar y las tareas de Toodledo.
Además también otra vista sólo con las tareas que puedo hacer desde el móvil, con los contextos Donde Sea y Teléfono.
¡Espero que os animéis con GTD si todavía no habéis probado el método!